Sie haben sich zur besseren Übersicht diverser Abläufe (Kundenmanagement, Personalplanung, etc.) für die Einführung eines Projektmanagement-Tools (bspw. „Trello“) entschieden. Nun ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter motiviert werden an dieser wichtigen Neuerung teilhaben und mitwirken.

Wie Sie es schaffen, Ihre Mitarbeiter „ins Boot“ zu holen, erklären wir Ihnen hier:

Tipp Nr. 1: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein!

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool einführen, ist es wichtig die Mitarbeiter einzubeziehen. Oft gibt es verbesserungswürdige Abläufe, die man als Vorgesetzter nicht direkt vor Augen hat.

Bevor Sie also anfangen die Projektplanung anzulegen, tauschen Sie sich aus fragen Sie nach Optimierungsvorschlägen. Binden Sie ihre Angestellten aktiv in den Entscheidungsfindungsprozess über die Verwendung des Tools ein – zum Beispiel bei einem gemeinsamen Frühstück im Büro. Das stärkt nicht nur das Zusammengehörigkeitsgefühl, sondern involviert die Mitarbeiter und sorgt für Transparenz und Klarheit bei diesem wichtigen Schritt für Ihr Unternehmen.

 

Tipp Nr. 2: Schulung und Anreize

Mit einer ansprechenden Schulung vermeiden Sie Verwirrung und innere Verweigerung gegenüber dieser wichtigen Neuerung. Motivation resultiert unter anderem daraus, dass der Mitarbeiter weiß, warum und wofür er arbeitet. Eine Belegschaftsversammlung ist unumgänglich.

Erklären Sie Ihren Angestellten in einem ersten Schritt, warum sie sich für dieses Tool entschieden haben und wie Sie gedenken, die bereits von den Mitarbeitern eingebrachten Ideen umzusetzen. Machen Sie deutlich, dass die Anwendung eines solchen Programms langfristig Zeit spart. Ein weiterer Anreiz könnte ein praxisnahes Beispiel für den täglichen Betrieb sein: „Wenn Herr Schmitt um 18 Uhr pünktlich beim Kunden mit der Arbeit fertig wird, muss er seine Stundenzahl und Warenverbrauch zukünftig nur im Tool vermerken und nicht mehr nach Feierabend extra ins Büro kommen.“

Im zweiten Schritt wird das Tool nun vorgestellt und erklärt. Dafür können Sie beispielsweise entsprechende Endgeräte mit dem Tool ausstatten/vorbereiten und jedem Mitarbeiter parallel zur Schulungsrunde an die Hand geben. So haben Ihre Angestellten direkt die Möglichkeit das Programm aktiv kennen zu lernen und aufkommende Fragen sofort zu stellen.

 

Tipp Nr. 3: Vertrauen und Kontrolle

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Nicht immer. Wenn Sie Ihre Angestellten eingehend geschult haben sollten Sie sicher sein, dass jeder weiß, wie er mit dem Tool umgehen muss. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung und kontrollieren Sie in der ersten Zeit auch die ein oder anderen Abläufe. Aber vertrauen Sie auch darauf, dass Ihre Mitarbeiter den Umgang nach einer zwei- bis dreiwöchigen Einführungsphase erlernt haben.

Sollten Sie nach den ersten Wochen feststellen, dass das Tool noch nicht korrekt angewendet wird, können Sie nochmal eine Art „Crashkurs“ anbieten. Dies könnte sogar von einem Mitarbeiter selbst durchgeführt werden, der seinen Kollegen noch einmal erklärt, worauf zu achten ist.

Wie für alle Veränderungen gilt: Haben Sie Geduld! Langfristig wird Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Planung und Übersichtlichkeit der Projekte wertvolle Zeit sparen, die Sie anderweitig besser nutzen können.

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